GTD実践レポート

システムデザインの課題で、GTDを実践してみました。

実地環境：自宅

フローチャート

1. 収集

1.1現在やるべき、やりたい事を書き出す

リラックスした環境の下、今自分が何をやるべきか、何がやりたいかを書き出しました。

重要なこと(課題や試験勉強)から些細なこと(趣味や願望)まで片っ端からメモ帳に書き出しました。

２.処理

2.1　今やれるかどうかのリスト分け

2.1.1　今やらない、やれそうにないことを分別

今すぐに実行できない、もしくは複数のアクションや下準備が必要なことをまとめました。私の場合、「インターンシップに参加する」「ITパスポート試験に合格する」などが該当しました。

2.1.2　今すぐにやれることを分別

今すぐに実行に移せることをまとめました。「ビジネス実務の課題を終わらせる」「PC内のファイルの整理をする」などが該当しました。

2.2　今やらないことの処理

2.2.1　今やれないが近日中にやらなければならないことを分別

今すぐ実行に移せないが、いずれアクションを起こさなければならないことをまとめました。「ガソリンを入れに行く」「ITパスポート試験に合格する」などが該当しました。

2.2.2　今やれないが準備を行うことができることを分別

今すぐ実行に移せないが、何かしらアクションを起こすことができることをまとめました。

「映画を観に行く」(何を観るか調べる)「スマートフォンを購入する」(何が欲しいか調べる)などが該当しました。

2.2.3　やる必要がない、または難しいことを分別

今すぐ実行に移せずアクションを起こす必要がない、もしくは近日中にアクションを起こすのが難しいことをまとめました。「iPadを購入する」「新しい車を買う」などが該当しました。

上記の４つの処理によって1で書き出したことを

すぐやるリスト、いつかやるリスト、次の具体的なアクションリスト、やらないリストに分別出来ました。

3.整理

3.1　リストの確認をしやすいツールを使う

処理の段階で分別したリストを管理しやすくする為に様々なツールを使ってみました。

3.1.1　check*pad

やるべきことなどを自分でリストアップして管理していくツールです。

今日やるリスト、いつかやるリストを用意してその中にやるべきことを追加していきました（画像は今日やるリストです)。達成した項目はチェックを入れると自動的に下に移るので、管理しやすいツールです。

また、モーニングリスト機能により指定した時間に指定したリストの内容をメールで送信することもできます。

3.1.2　Gmail

　Gmailの下書き機能を大学の課題などのメモに利用してみました。

授業中に出された課題やその概要をGmailの下書きにメモしました。これにより、Gmailの下書きを見るだけでどのような課題があるか一目で分かるようになりました。

Gmailには下書きにもファイルを添付できるため、大学で使用したファイルをＵＳＢメモリやＳＤカードといった記録媒体を介せずに移動できるのも便利です。

3.1.3　メモ帳の自動起動

パソコン起動時に自動でやることをメモしたデータが表示されるように設定しました。

手順1：スタートボタンから「すべてのプログラム」を選択→「スタートアップ」を右クリックして開くを選択。

　　　　　　　　　　　　

手順2：開いたフォルダに起動させたいプログラム(やるべき事が書いてあるテキストファイル)のショートカットを入れる。

これにより、パソコンを起動した際にやるべき事が表示されるため、後回しにしたいつかやるリストや次の具体的アクションリストの項目を忘れないようになりました。

４.レビュー

4.1　GTDの習慣を身につける

自分のやるべき事を整理し終わった後は、それを持続するためにどのような習慣をつけるか考えてみました。

●朝にcheck*padからのメールを忘れずに確認する。

●PCを起動したらまずはcheck*padを開く。

●新しい「やるべき事」が見つかったらPC起動時に表示されるテキストファイルにメモしておく。その後、時間がゆっくり取れるときにリスト分けをする。

●課題を出された場合はすぐにGmailの下書きにメモする。

●毎週日曜ｏｒ月曜にはリストの見直しを行う。

５.実行

5.1　実行に移す

現在の状況などを見て、できそうなことから実行に移します。課題などは優先度を高めに、逆に趣味などは優先度を低めにして実行していきます。しかし、時間や自身の体調によってはあまり負担にならないことを優先的に実行します。

<今回のGTDの反省・改善点>

●収集にかける時間を少し削ってしまった。

→ゆっくり考えられる時間を作る。休日を無駄に過ごさない。

●リストアップしたテキストファイルが多くなってしまう。

→今あるツールだけでなく、更に管理しやすくなるようなツールを探す。

●PC・携帯が使えない状況ではやるべき事が確認できない。

→優先度の高いことだけをメモした手帳を所持するようにする。